140. Je hoofd leegmaken

Hallo Gerard,

Ik herken het gevoel wat je beschrijft in je vorige column. Dat zal overigens gelden voor de meeste mensen met een bedrijf of drukke baan. Dat je hoofd overloopt van alle werkzaamheden die snel uitgevoerd moeten worden. Je hebt nog allerlei kleine zaken die op je bureau liggen die nog gedaan moeten worden maar geen haast hebben en de stapel loopt op en op. En dan zijn er ook aan je gerichte verzoeken die niet direct aan het welvaren van het bedrijf. Ik ben nog ouderwets en hang overal van die gele post its op, maar als er te veel gele briefjes hangen ben ik het overzicht kwijt.

Dan grijp ik terug op het tijdmanagement kwadrant van Stephen Covey. Deze beroemde schrijver van managementboeken had negen kinderen en tweeënvijftig kleinkinderen, dus ik geloof hém wel als hij een handvat aanreikt voor effectief tijdmanagement. Hij heeft dus vier kwadranten.

Alle taken kan je hierin verdelen.

Kwadrant I is urgent en belangrijk

Kwadrant II is niet urgent en belangrijk

Kwadrant III is urgent en niet belangrijk

Kwadrant IV is niet urgent en niet belangrijk

Dus alle verzoeken gericht aan ondernemers waar jij op doelt in je vorige column die niks bijdragen aan het bedrijf vallen in kwadrant IV. De overige  kwadranten geven je een handvat welke taken je eerst kan afronden. De schrijver waarschuwt wel dat kwadrant II hierdoor overgeslagen kan worden, maar dat dit een valkuil is omdat deze taken die hierin vallen wel belangrijk zijn voor de lange termijn van het bedrijf.

Het zou mooi zijn als er een soort automatisch systeem is, waar je jouw doelen en de bedrijfsdoelstellingen in noteert en vervolgens voer je de taken en werkzaamheden hierin.  Als dit  systeem dan aangeeft in welke volgorde je deze taken dan moet uitvoeren heb je een mooie toepassing  voor drukke mensen . Behalve dat ze al werkdruk hebben,voelen ze immers ook een bepaalde stress omdat ze twijfelen welke taken het eerst te moeten uitvoeren.

Werk jij eigenlijk in je bedrijf met dit soort oplossingen, algoritmes? Je noemde in je vorige column het bedrijf Über, dit bedrijf is gebouwd op algoritmes. Het is nu een beetje een modewoord aan het worden. Bedrijven zoals Über en Airbnb worden neergezet als algoritmebedrijven en niet als een alternatief voor taxi’s en hotels. Wij zijn nu algoritmes aan het maken voor het nemen kortstondige beleggingsbeslissingen voor een actief beleggingsfonds. Ik kan me voorstellen dat er bij jou ook heel veel toepassingen zijn te verzinnen, maar misschien gebruik je ze al.

Maar dat het een modewoord is komt mede voort uit het feit dat de huidige gedachte is,dat als je bedrijf geen algoritmes hebt  je de toekomstige boot gaat missen. Bedrijfsprocessen en werkzaamheden kunnen hierdoor versneld en verbeterd worden en ook toepassingen voor klantvriendelijkheid kunnen hiermee geschapen worden. Ben jij hier bang voor of omarm je deze gedachte of denk je dat het niet zo een vaart zal lopen?

Groet,

Erik